Protocolos de comunicação: o que fazemos em cada situação
São cinco serviços, cada qual nascido de um problema comum da rotina. Você vê o cenário, nossa atuação e o que a equipe recebe ao final.
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Mapa de canais e responsáveis
Cenário: ninguém sabe qual caminho cada assunto deve seguir. Levantamos os canais existentes, o tipo de mensagem de cada um e quem responde por ela. Entram conversas com sócios e equipe e o acompanhamento de reuniões, em 1 a 2 semanas. Você recebe o mapa dos canais e a lista dos trechos em que a informação se perde.
- Entrevistas com sócios, líderes e colaboradores
- Lista de canais e do que circula em cada um
- Marcação dos pontos em que a informação se perde
- Lista priorizada do que resolver primeiro
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Matriz de comunicação por situação
Situação: o cliente cobra e cada colega dá uma resposta diferente. Construímos a matriz RACI, que indica quem é consultado, quem aprova, quem executa e quem só é informado, com canal e prazo por tipo de assunto. O trabalho leva entre 1 e 3 semanas; antes de entrar no guia, o líder de cada área valida as linhas.
- Responsável, aprovador, consultado e informado
- Canal e prazo de resposta por tipo de assunto
- Substituto indicado para ausências e férias
- Validação de cada linha com o líder da área
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Regras de reunião e de resposta
Situação: reuniões que se arrastam sem decisão e mensagens a qualquer hora. Escolhemos com a empresa os formatos: diário de 10 a 15 minutos, mensal de 60 a 90 e alinhamento semanal de 30 a 45 minutos. Também fixamos os horários de resposta, sempre dentro da jornada que a lei prevê.
- Formato, duração e pauta de cada tipo de reunião
- Janelas de resposta: telefone, chat e e-mail
- Regra para reunião online e trabalho híbrido
- Aviso prévio quando houver gravação
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Modelos de pauta, ata e comunicado
Situação: a decisão foi tomada e o combinado caiu no esquecimento. Preparamos modelos enxutos: pauta com objetivo e duração, ata que registra decisão, responsável e prazo, comunicado que traz contexto, impacto, prazo e responsável, e assinatura de e-mail padrão. Exemplos reais da empresa, sem dados pessoais desnecessários.
- Modelo de pauta com objetivo e tempo previsto
- Modelo de ata: decisão, responsável e prazo
- Modelo de comunicado em cinco campos
- Assinatura de e-mail e guia de tom de voz
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Piloto, treinamento e revisão
Situação: norma escrita que ninguém cumpre. Uma equipe experimenta o protocolo durante 2 a 4 semanas, corrige o que emperrou e passa a oficinas com 2 a 4 horas cada. Após 30 a 90 dias, um questionário de 5 a 8 perguntas mede a adesão, e a rotina fica com um responsável interno.
- Piloto de 2 a 4 semanas com feedback da equipe
- Oficinas com exemplos da empresa, de 2 a 4 horas
- Na revisão, questionário de 5 a 8 perguntas
- Termo de entrega e passagem ao responsável interno
Descreva a situação e receba o próximo passo
Conte o caso em poucas linhas. A equipe de Goiânia responde em até 1 dia útil e propõe o horário da conversa inicial.